「これ、前に送った資料のどれだっけ？」
商品を卸売している事業者の方なら、一度は経験があるのではないでしょうか。取引先から「あの使い方の資料、もう一回送ってもらえますか？」と連絡が来る。資料は確かに以前送ったはずなのに、メールに埋もれてしまったのか、スプレッドシートのリンクが見つからないのか。
こちらも「どのバージョンの資料を送ったんだっけ？」と過去のメールを掘り返す。見つけたと思ったら、内容が古くて最新版に差し替えなければならない。そんな繰り返しに、時間を取られていませんか？
- 取引先ごとに違うバージョンの資料を送ってしまう
- スプレッドシートやPDFが散らばり、探すのに時間がかかる
- 動画マニュアルを共有したいが、容量の問題で添付できない
- 資料を更新したら、全取引先に再送信しなければならない
ある卸売業を営む経営者の方も、まさにこの問題に直面していました。
きっかけは、仕入れ先の「使いやすい資料」だった
その方は、独自商品を仕入れて販売していました。ある日、仕入れ先のメーカーから送られてきた資料が、これまでとは全く違う形式だったそうです。
それは、PDFでもスプレッドシートでもなく、Notionで作られたマニュアルページでした。
- 使い方の説明が文章と動画で丁寧に解説されている
- Q&Aセクションがあり、よくある質問にすぐアクセスできる
- 販売方法のコツや注意点が、わかりやすく整理されている
- URLひとつで全ての情報にアクセスできる
「これは便利だ」。そう思った瞬間、自分の事業でも同じ仕組みが使えるのではないか、と気づいたそうです。
自社の現状を振り返ると…
その方の事業では、独自に開発した商品を、複数の販売店に卸していました。ただ、取引先に渡す資料は、スプレッドシートで管理していたり、紙の説明書を同梱したり、メールでPDFを送ったりと、バラバラ。
「どこに何があるか、自分でもわからなくなる時がある」
「資料を更新したら、また全員に送り直さないといけない」
「動画で説明したいけど、ファイルサイズが大きすぎて送れない」
そんな悩みを抱えていました。
Notionなら、「更新できるマニュアル」が作れる
仕入れ先のメーカーが使っていたのと同じように、Notionで取引先向けのマニュアルを作れば、これらの問題が一気に解決すると考えました。
Notionでマニュアルを作るメリット
1. URLひとつで全てが完結する
取引先には、NotionページのURLを一度共有するだけ。メールに資料を添付する必要も、「あの資料どこだっけ？」と聞かれることもありません。
2. 更新したら、全員に自動で反映される
スプレッドシートやPDFと違い、Notionは「生きているページ」です。内容を更新すれば、URLにアクセスしている全員が最新版を見ることができます。再送信の手間がゼロになります。
3. 動画も画像も、容量を気にせず埋め込める
文章だけでは伝わりにくい使い方も、動画で説明できます。YouTubeやVimeoのリンクを貼るだけで、ページ内で再生可能になります。
4. 検索しやすく、見やすい
目次機能を使えば、長いマニュアルでも必要な情報にすぐたどり着けます。取引先からの「あれ、どこに書いてありましたっけ？」という質問も減ります。
「マニュアルはNotion、集客は別のツール」
情報共有や社内マニュアルにはNotionが強い一方、商品販売やリード獲得には、また別の専用ツールが適しています。
実際、DXITのブログサイト（このサイト）もClickFunnelsというマーケティングツールで構築されています。ツールごとに得意分野があるため、用途に応じて使い分けるのが効果的です。
- 情報共有・マニュアル：Notion（更新が簡単、検索しやすい）
- 集客・販売ページ：ClickFunnels、UTAGE等（コンバージョンに特化）
- 顧客管理：Lステップ、スプレッドシート等
つまり、外向きと内向き、それぞれに最適なツールを使い分けるわけです。
「自分でも作れるのか？」という不安
ただ、その方には一つの懸念がありました。
「Notionでそういうマニュアルが作れるのはわかった。でも、自分たちで作れるものなのか？ どれくらいの技術が必要なのか？」
結論から言えば、Notionでマニュアルを作るのに、特別な技術は必要ありません。
WordやExcelが使える程度のITリテラシーがあれば、十分に構築できます。ページを作り、見出しを付け、画像を貼り、動画を埋め込む。それだけです。
- ページを作成し、タイトルを付ける
- 見出しを使って、セクションを整理する
- 文章、画像、動画を追加する
- 目次を追加して、ナビゲーションをわかりやすくする
- URLを共有設定にして、取引先に送る
もちろん、最初は戸惑うこともあるでしょう。でも、一度作ってしまえば、あとは更新するだけ。その手軽さが、Notionの大きな魅力です。
まずは小さく始めてみる
いきなり完璧なマニュアルを作る必要はありません。まずは、一つの商品だけ、一つの取引先だけで試してみるのが良いでしょう。
例えば：
- よく質問される商品の使い方ページを作る
- 取引先から「これ、資料ありますか？」と聞かれた時に、Notionページで答えてみる
- スプレッドシートで管理していた情報を、一つだけNotionに移してみる
小さな成功体験が積み重なれば、自然と「もっと使いたい」という気持ちになります。
「あの資料どこだっけ？」が消える未来
Notionで取引先向けのマニュアルを整備すれば、以下のような変化が期待できます。
- 資料を探す時間が劇的に減る
- 取引先からの問い合わせが減り、対応の負担が軽くなる
- 資料の更新が楽になり、常に最新情報を提供できる
- 「ちゃんとしている会社だな」という信頼感が生まれる
資料管理は、地味な作業です。でも、その地味な部分を整えることで、本来の業務にもっと集中できるようになります。
もし今、「資料がバラバラで困っている」「取引先への情報提供をもっとスマートにしたい」と感じているなら、Notionを試してみる価値は十分にあるでしょう。
他社が既にやっている成功事例を、自社にも取り入れる。それが、DXの第一歩です。