展示会の準備は、やることが山ほどある。

スタッフの手配、カトラリーの発注、フライトの予約、現地での旅程管理。担当者ごとにタスクが分かれ、それぞれが細かく枝分かれしていく。

ある展示会運営企業では、これらすべてをスプレッドシートで管理していた。しかし、プロジェクトが増えるにつれて、ある問題が顕在化してきた。

「あのタスク、どこに書いたっけ？」

タブが増え、シートが複雑化し、情報が散らばる。完了したタスクも未完了のタスクも同じ場所に並び、何が今やるべきことなのか、一目では分からなくなっていた。

スプレッドシートの限界

この企業が抱えていた課題は、大きく分けて3つあった。

特に困っていたのが、「階層構造」の表現だ。

展示会プロジェクトの下に「スタッフ手配」という大タスクがあり、その下に「フライト予約」という中タスクがあり、さらにその下に「パスポート情報の確認」という小タスクがある。

スプレッドシートでは、この階層を表現するために行を色分けしたり、インデントを工夫したりしていた。だが、タスクが増えるほど管理が煩雑になり、結局「どこに何があるか分からない」状態に陥っていた。

Notionへの移行を決めた理由

転機は、定例ミーティングでの一言だった。

「プロジェクト、大タスク、中タスク、小タスクという構造で管理できれば、全体が見やすくなるんじゃないか」

この構想を実現するために、Notionのデータベース機能が検討された。Notionであれば、タスク同士をリレーション（関連付け）で繋ぎ、階層構造を明示的に表現できる。

さらに、AIを活用すれば、既存のExcelタスクリストをNotion用に変換する作業も効率化できる。

移行のプロセス

1. タスクの階層構造を設計

まず、「プロジェクト」「大タスク」「中タスク」「小タスク」という4段階の階層を定義した。

例えば、「寿司の展示会」というプロジェクトの下に、「スタッフ手配」という大タスクがあり、その下に「フライト予約」という中タスク、さらに「パスポート情報確認」という小タスクが並ぶ。

この構造をNotionのデータベースで表現するため、各タスクに「親タスク」を紐付けるリレーション設定を行った。

2. Excelからのタスク移行

既存のExcelタスクリストには、すでに数百のタスクが記録されていた。これを手作業で移行するのは現実的ではない。

そこで、AIに対して「このExcelの内容をもとに、Notionのタスクとして追加してください」と指示した。AIは、Excelの「カトラリー」「スタッフ」といったカテゴリ分けを認識し、それぞれを大タスクとして配置。さらに、各カテゴリ内の詳細項目を中タスク・小タスクとして階層的に生成した。

3. 番号付けとビジュアル化

タスクを追加した順番では、階層の順序が分かりにくい。そこで、各タスクに番号を振ることで、並び順を管理しやすくした。

また、AIが自動的に絵文字を付与してくれたことで、視覚的にも見やすいタスクリストが完成した。

移行後に起きた変化

Notionへの移行後、チームから聞こえてきたのは、こんな声だった。

「タスクが見やすくなった」
「全体の進捗が一目で分かる」
「どのタスクが今やるべきことなのか、迷わなくなった」

特に大きかったのは、「情報の迷子」がゼロになったことだ。

スプレッドシートの時代には、「あのタスクどこだっけ？」とシートを行ったり来たりしていた。しかしNotionでは、プロジェクトから大タスク、中タスク、小タスクへと辿れるため、必要な情報にすぐアクセスできる。

また、完了したタスクはチェックを入れるだけで非表示にできるため、「今やるべきこと」だけに集中できるようになった。

移行を成功させるポイント

この企業のように、スプレッドシートでのタスク管理に限界を感じている組織は少なくない。

しかし、「移行が面倒」「データが多すぎて手に負えない」という理由で、現状維持を選んでしまうケースも多い。

今回の事例が示すのは、AIを活用すれば、移行のハードルは思ったより低いということだ。

スプレッドシートの限界を感じているなら、まずは小さなプロジェクトから試してみる。それだけで、情報管理の景色は変わる。