「これ、前に送った資料のどれだっけ？」

商品を卸売している事業者の方なら、一度は経験があるのではないでしょうか。取引先から「あの使い方の資料、もう一回送ってもらえますか？」と連絡が来る。資料は確かに以前送ったはずなのに、メールに埋もれてしまったのか、スプレッドシートのリンクが見つからないのか。

こちらも「どのバージョンの資料を送ったんだっけ？」と過去のメールを掘り返す。見つけたと思ったら、内容が古くて最新版に差し替えなければならない。そんな繰り返しに、時間を取られていませんか？

ある卸売業を営む経営者の方も、まさにこの問題に直面していました。

きっかけは、仕入れ先の「使いやすい資料」だった

その方は、独自商品を仕入れて販売していました。ある日、仕入れ先のメーカーから送られてきた資料が、これまでとは全く違う形式だったそうです。

それは、PDFでもスプレッドシートでもなく、Notionで作られたマニュアルページでした。

「これは便利だ」。そう思った瞬間、自分の事業でも同じ仕組みが使えるのではないか、と気づいたそうです。

自社の現状を振り返ると…

その方の事業では、独自に開発した商品を、複数の販売店に卸していました。ただ、取引先に渡す資料は、スプレッドシートで管理していたり、紙の説明書を同梱したり、メールでPDFを送ったりと、バラバラ。

「どこに何があるか、自分でもわからなくなる時がある」
「資料を更新したら、また全員に送り直さないといけない」
「動画で説明したいけど、ファイルサイズが大きすぎて送れない」

そんな悩みを抱えていました。

Notionなら、「更新できるマニュアル」が作れる

仕入れ先のメーカーが使っていたのと同じように、Notionで取引先向けのマニュアルを作れば、これらの問題が一気に解決すると考えました。

Notionでマニュアルを作るメリット

1. URLひとつで全てが完結する
取引先には、NotionページのURLを一度共有するだけ。メールに資料を添付する必要も、「あの資料どこだっけ？」と聞かれることもありません。

2. 更新したら、全員に自動で反映される
スプレッドシートやPDFと違い、Notionは「生きているページ」です。内容を更新すれば、URLにアクセスしている全員が最新版を見ることができます。再送信の手間がゼロになります。

3. 動画も画像も、容量を気にせず埋め込める
文章だけでは伝わりにくい使い方も、動画で説明できます。YouTubeやVimeoのリンクを貼るだけで、ページ内で再生可能になります。

4. 検索しやすく、見やすい
目次機能を使えば、長いマニュアルでも必要な情報にすぐたどり着けます。取引先からの「あれ、どこに書いてありましたっけ？」という質問も減ります。

「マニュアルはNotion、集客は別のツール」

情報共有や社内マニュアルにはNotionが強い一方、商品販売やリード獲得には、また別の専用ツールが適しています。

実際、DXITのブログサイト（このサイト）もClickFunnelsというマーケティングツールで構築されています。ツールごとに得意分野があるため、用途に応じて使い分けるのが効果的です。

つまり、外向きと内向き、それぞれに最適なツールを使い分けるわけです。

「自分でも作れるのか？」という不安

ただ、その方には一つの懸念がありました。

「Notionでそういうマニュアルが作れるのはわかった。でも、自分たちで作れるものなのか？ どれくらいの技術が必要なのか？」

結論から言えば、Notionでマニュアルを作るのに、特別な技術は必要ありません。

WordやExcelが使える程度のITリテラシーがあれば、十分に構築できます。ページを作り、見出しを付け、画像を貼り、動画を埋め込む。それだけです。

もちろん、最初は戸惑うこともあるでしょう。でも、一度作ってしまえば、あとは更新するだけ。その手軽さが、Notionの大きな魅力です。

まずは小さく始めてみる

いきなり完璧なマニュアルを作る必要はありません。まずは、一つの商品だけ、一つの取引先だけで試してみるのが良いでしょう。

例えば：

• よく質問される商品の使い方ページを作る
• 取引先から「これ、資料ありますか？」と聞かれた時に、Notionページで答えてみる
• スプレッドシートで管理していた情報を、一つだけNotionに移してみる

小さな成功体験が積み重なれば、自然と「もっと使いたい」という気持ちになります。

「あの資料どこだっけ？」が消える未来

Notionで取引先向けのマニュアルを整備すれば、以下のような変化が期待できます。

• 資料を探す時間が劇的に減る
• 取引先からの問い合わせが減り、対応の負担が軽くなる
• 資料の更新が楽になり、常に最新情報を提供できる
• 「ちゃんとしている会社だな」という信頼感が生まれる

資料管理は、地味な作業です。でも、その地味な部分を整えることで、本来の業務にもっと集中できるようになります。

もし今、「資料がバラバラで困っている」「取引先への情報提供をもっとスマートにしたい」と感じているなら、Notionを試してみる価値は十分にあるでしょう。

他社が既にやっている成功事例を、自社にも取り入れる。それが、DXの第一歩です。